WhatsApp für Events nutzen – Tipps & Ideen

Heutzutage setzen immer mehr Unternehmen auf WhatsApp und dadurch mit Kunden in Kontakt zu treten. Auch Veranstalter haben mittlerweile das Potenzial dieses Kommunikationskanals für sich entdeckt, um den Besuchern, Mitarbeitern sowie Interessenten Informationen vor oder während der Veranstaltung zu senden. WhatsApp bietet Veranstaltern, Mitarbeitern als auch Besuchern die Möglichkeit sich schnell und einfach über Konzerte, Theater oder Festivals zu informieren und Informationen zu teilen. In diesem Ratgeber finden Sie einige praktische Ideen und Tipps, wie Sie WhatsApp für Ihr Event nutzen können.

Einladungen

Wenn Sie die Handynummer von Gästen oder Teilnehmern eines Events besitzen, Können Sie diese Information auf einfache Weise in Form von Text, Foto, Sprachnachricht oder Video zu senden. Auch die Zusendung eines zusätzlichen Links für die Registrierung ist möglich. Der Vorteil ist, dass diese Einladungen nur ein geringes Budget erfordern. Sie sollten vorher jedoch unbedingt die Erlaubnis der Person einholen, diesen in regelmäßigen Abständen Einladung zu schicken, da diese sonst als störend empfunden werden können.

Teamkommunikation

Als Eventplaner können Sie Ihre eigene WhatsApp Gruppe erstellen. Dies bietet die Möglichkeit, in Echtzeit Mitarbeitern der Veranstaltungen sowie Sicherheitspersonal oder Personal vom Catering Neuigkeiten mitzuteilen oder bestimmte Sachen abzuklären. Egal in welchem Bereich ein Problem auftaucht, da auf diese Weise alle beteiligten Personen Gruppen ohne wenig Aufwand in Echtzeit benachrichtigt werden. Dies ist vor allem bei Konzerten vorteilhaft, bei denen es viele kleine Details gibt, die zu beachten sind.

Besucherchat

Mit einer WhatsApp Gruppe für Besucher und Gäste, wird diesen die Möglichkeit geboten, miteinander zu kommunizieren oder Informationen vor sowie während der Veranstaltung einzuholen. Dies ist eine gute Möglichkeit um Änderungen oder Verbesserungen für zukünftige Events vorzunehmen, damit diese den Gästen beziehungsweise den Kunden besser gefallen.

WhatsApp-Newsletter

Mit einem WhatsApp Newsletter können die Gäste stetig auf dem Laufenden gehalten werden, was Veränderungen als auch Neuerungen betrifft. Dies ist vor allem für neuere Unternehmen eine gute Möglichkeit, um zu garantieren, dass Gäste auf dem Laufenden bleiben, wenn man noch nicht viele Follower auf Sozialen Netzwerken hat oder sogar noch keine Website erstellt hat. Die Newsletter können dann auch weiterführende Links zu Videos, Fotos und ähnlichem enthalten.

Aktuelle Nachrichten

Am Tag der Veranstaltung ist es Organisatoren durch WhatsApp möglich, den Gästen Information bezüglich des Events, des Essens, der Parksituation sowie des Wetters zukommen zu lassen. Dies ist vor allem bei Konzerten im Freien nützlich. Oft kann ich spontan zu einem Regenschauer kommen. Wenn die Gäste rechtzeitig darüber informiert werden, bedeutet dies weniger Ärger für den Veranstalter. Auch was die Parksituation betrifft, kann durch WhatsApp gewährleistet werden, dass Gäste ihren Aufenthalt besser planen und nach einer Alternative zum Parken Ausschau halten können.

Gutscheine

Jeder erhält gerne Gutscheine. Über WhatsApp können diese während der Veranstaltung beispielsweise für kostenlose Getränke, mühelos an die Besucher gesendet werden. Dies ist eine gute Möglichkeit mit den Gästen zu interagieren und sie dazu zu bewegen bestimmte Stände auf einer Veranstaltung aufzusuchen.

Livestream

Besonders für diejenigen, die nicht zur Veranstaltung kommen konnten, ist ein Livestream eine gute Möglichkeit, um dennoch über das Konzert, ein Spiel oder ein anderes Event auf dem Laufenden zu bleiben. Der Livestream kann auch dafür genutzt werden, um einen Rundgang hinter der Bühne zu filmen. Vor allem viele große Konzertveranstalter nutzen solch eine Live-Übertragung dazu, um eine Interaktion der Kunden und Gäste zu erreichen. Manchmal wird auch nach einer Art Feedback gefragt, was das Design des Events und andere Punkte betrifft.

Kundendienst

Wenn der Kundendienst über WhatsApp tätig ist, können so Anfragen oder allgemeine Bedürfnisse von Kunden schnell und einfach beantwortet, beziehungsweise geklärt werden. Dafür muss die Person einfach eine Kontaktnummer mitgeteilt werden, an die sie sich wenden können, wenn Sie Fragen Wünsche oder Anregungen haben.

Follow-up-Berichte

Auch nach der Veranstaltung ist es möglich, dass Organisatoren über WhatsApp Bilder und Videos an die Empfänger des Newsletters sende . Dadurch können Person, die auf der Veranstaltung waren das Event noch einmal Revue passieren lassen. Alle, die nicht zum Event kommen konnten, können so erfahren, was sie verpasst haben. Zudem können dadurch auch Besucher an Sie Fotos und Videos senden, die sie dann weiterhin nutzen und beispielsweise online posten können.

Rückmeldung

WhatsApp zweiten auch eine gute Möglichkeit um Feedback nach einem Event einzuholen. Was hätten Sie besser machen können? Gab es Probleme für die Gäste? Diese und andere Fragen lassen sich dadurch schnell und einfach klären. Zudem kann über WhatsApp auch nach einem Event nachgefragt werden, was sich die Gäste für die Zukunft wünschen.

In Kontakt bleiben

Zum Schluß ist WhatsApp auch eine gute Möglichkeit, um mit Gästen in Kontakt zu bleiben. Im Vorfeld können so beispielsweise Fragen für anstehende Events geklärt werden. Auch Gäste haben die Möglichkeit Anregungen noch vor einem Event zu senden, die Sie beispielsweise bei der nächsten Planung mit einfließen lassen können.

Quellen

1.https://openairbar.ch/whatsapp-fuer-events-einsetzen-nuetzliches-tool-oder-ueberfluessig/

2.https://business24.ch/2014/03/06/facebook-kauft-whatsapp-fuer-19-milliarden-us-dollar/

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