Outlook-Raumbuchungssystem

Der Terminplanungsassistent und der Raumfinder stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Outlook und ein Microsoft 365- oder Microsoft Exchange-Konto verwenden.

Buchungen, die größer sind als üblich, sei es aufgrund von Raumkonsolidierungen, Catering-Angeboten, der Nutzung von Ressourcen wie Projektoren und Flipcharts oder internen Genehmigungsverfahren, belasten Microsoft Outlook schnell. Das Ergebnis sind in der Regel eine Menge E-Mails, Fragen, ungenaue oder fehlende Buchungen und insgesamt eine Menge Arbeit für die beteiligten Personen.

eTask

Mit dem eTASK.SmartReservation Add-In für Microsoft Outlook können Sie Ihren Nutzern die Möglichkeit geben, Besprechungsräume mit allen notwendigen internen oder externen Leistungen wie Catering, Ausstattung und Bestuhlung direkt aus Outlook zu buchen.

Wenn Sie einen Termin in Outlook planen, können Sie bestimmte Dienstleistungen wie Catering, Ausstattung und Bestuhlung auswählen. Vorlaufzeiten, Stornierungsfristen und Ihre Genehmigungsverfahren werden dabei berücksichtigt. So entsteht aus der Flut von E-Mails und Anfragen und deren menschlicher Bearbeitung ein geführter, automatisierter und effektiver Buchungsvorgang.

Effektivere Organisation und Verwaltung von Räumen

Erhöhen Sie die Anzahl der Besprechungsräume, ohne bauliche Maßnahmen zu ergreifen.

Einfach zu bedienende Verwaltungs- und Bewertungsseite

Über das Portal können Sie alle administrativen Aufgaben zur Verwaltung von Räumen, Ressourcen und Catering sowie die raumbuchungssoftware für outlook vornehmen. Buchungs-, Storno- und Lieferfristen sind hier ebenso übersichtlich dargestellt wie Freigabeszenarien und Rollen. Mit nützlichen Tools wie dem Buchungskalender, ausführlichen Berichten zur Analyse Ihrer Buchungen und Möglichkeiten zur Erstellung von Arbeitslisten, auch für das Catering, behalten Sie stets den Überblick.

Ausschluss der Doppelbelegung

Mit eTASK SmartReservation ist die Doppelbelegung von Sitzungsräumen und anderen für die Sitzung reservierten Ressourcen (wie Flipcharts und Beamer) ausgeschlossen. Ihre Verfügbarkeit wird sofort und vollständig überprüft, wenn Sie eine neue Reservierung vornehmen oder eine bestehende ändern.

Outlook® Raumverwaltungssoftware

Microsoft Outlook wird bereits in den meisten Unternehmen als E-Mail- und Kalendersoftware eingesetzt. Die Tatsache, dass diese robuste Software eine Vielzahl von Programmschnittstellen (APIs) und Technologien von Drittanbietern unterstützt, ist eines ihrer Merkmale.

Verschiedene Add-Ins für Microsoft Outlook, wie Gruppenkalender, Software für die Reservierung von Unterkünften und Catering-Buchungen, können auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. Wenn Sie zusätzliche Dienstleistungen wie Catering benötigen, kann die Raumreservierungssoftware von Add-On Products zum Beispiel automatisch Rechnungen an Dienstleister senden. Außerdem kann sie sich in Ihrem Namen um die Stornierung von Meetings und Dienstleistungen kümmern. Mit nur einem Klick können Sie ein Meeting beenden und alle Teilnehmer und Dienstleister benachrichtigen.

digitale Türzeichen

Wir liefern digitale Türschilder mit der erforderlichen Hardware und Software, die mit der Raumreservierungssoftware kompatibel sind. Sie können Sitzungen hinzufügen, indem Sie über sie lesen und Ihre eigenen auf den Türschildern hinzufügen.

Der Hauptvorteil ist, dass die Teilnehmer am Türschild einchecken können.

Das gesamte System wird mit Ihrem Microsoft Outlook-Kalender synchronisiert und ist drahtlos.

Tipp

Bei den meisten Büros muss darauf geachtet werden, dass der Abstand eingehalten wird. Der Arbeitsplatz muss sich bewusst sein, dass Sie genug Platz dafür haben. In Büros kann es vorkommen, dass man aufgrund von Vorschriften mit viel weniger Arbeitsplätzen auskommen muss. Um zu gewährleisten, dass alle diese nutzen können, ist die Buchung über eine App eine kluge Idee. So können alle Mitarbeiter im Voraus einen freien Platz reservieren und das Büro besuchen, wann immer sie wollen.

Das Plus: Einfache Anbindung an M365 und eine breite Palette von Optionen über Hot-Desk-Reservierungen hinaus. Um komplette Bürokomplexe in die Ressourcenübersicht aufzunehmen, geben Sie diese einfach ein. Auch Räume und Ähnliches können mit MS Teams reserviert werden.

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