Wie funktioniert Vertragsmanagement in SharePoint?

In einer modernen Firma müssen nicht nur Dokumente und Projekte verwaltet werden, sondern auch Verträge. Unternehmen können nur überleben, wenn Projekte und andere Arbeitsprozesse optimal gestaltet sind. SharePoint ist hier auch die Lösung. Die moderne Welt erfordert Digitalisierung und Automatisierung von allem, was geht, so auch Verträge. Ein gutes Vertragsmanagement ist für erfolgreiche Unternehmen aus verschiedenen Gründen unerlässlich. So können Fehler in Verträgen zum Beispiel zu unangenehmen juristischen Konsequenzen führen und ein Unternehmen viel Geld kosten. Es kann auch passieren, dass man Kunden verliert, wenn Verträge nicht zeitgerecht erstellt beziehungsweis freigegeben werden. Hier kann das Vertragsmanagement von SharePoint eine große Hilfe darstellen.

Wie funktioniert Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement automatisiert den gesamten Kreislauf eines Vertrages und macht ihn transparent. Von der ersten Erstellung eines Vertrages oder dessen Workflows, über den Genehmigungsprozess und der Zugriffkontrolle bis hin zur Benachrichtigung bei Ablauf oder Fälligkeitsdatum eines Vertrages. Mit einer Autorisierungsfunktion kann man einstellen, wer Zugriff hat. Alle für einen Vertrage benötigten Dokumente können zentral abgelegt und für alle zugänglich gemacht werden. Es können auch Vertragsvorlagen erstellt werden.
Mit SharePoint Vertragsmanagement kann man Genehmigungen, Zugriffkontrolle und Unterschriften automatisieren. Weiterhin gibt es die Möglichkeit zur Erstellung von Berichten und zur Vertragssuche. Vorteilhaft ist, dass viele Firmen SharePoint bereits nutzen, zum Beispiel als Dokumentmanagementsystem oder zur Verwaltung von Aufgaben und Projekten. Es sind also alle notwendigen Daten und Informationen zentralisiert.
SharePoint Vertragsmanagement kümmert sich auch um die Datensicherheit und prüft automatisch, ob die DSGVO-Anforderungen eingehalten werden.

Welche Vorteile bietet Vertragsmanagement?

Bequemlichkeit. Wenn Ihre Firma bereits Office 365 und SharePoint verwendet, macht es absolut Sinn, es mit Vertragsmanagement zu erweitern. Da somit alle Dateien, Dokumente und vertragsrelevante Informationen bereits an einem Ort gesammelt und zugriffsbereit sind.

Benutzerfreundlichkeit. SharePoint Vertragsmanagement ist wie alle anderen SharePoint Funktionen sehr benutzerfreundlich und leicht zu bedienen. Mitarbeiter brauchen nur wenig bis gar keine Schulung. Es muss also keine Zeit mehr für teure Schulungen und Software-Einführungen verschwendet werden und Mitarbeiter können sich voll und ganz auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Skalierbarkeit. SharePoint ist nahezu unendlich skalierbar und kann somit an jede Unternehmensgröße angepasst werden. Dies Unterstütz Firmenwachstum und ermöglicht es, die Funktionen individuell auf jedes Unternehmen zuzuschneiden.

Integration. Da SharePoint im Office 364 Paket enthalten ist, ist es komplett kompatibel und leicht integrierbar. Außerdem kann es einfach mit einem CRM verbunden werden, was gerade für kleinere Unternehmen ein großer Vorteil ist. Damit wird sichergestellt, dass alle Vertragsdaten stets mit dem CRM-System synchronisiert werden und leicht zugänglich sind.

Sicherheit. Auch bei der Sicherheit kann man sich auf SharePoint verlassen. Es bietet nicht nur Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), sondern auch die Verschlüsselung von Daten, wenn sie gespeichert werden. Data Loss Prevention (DLP) und ein Schutz vor Schadsoftware gehören auch dazu. Ihre vertraulichen Vertrags- und Kundendaten sind somit gut aufgehoben. Zusätzlich bietet SharePoint Vertragsmanagement einen Audit Trail, mit dem man sehen kann, wer, wann einen Vertrag bearbeitet hat, damit die Compliance-Vorschriften des Bundes und der Staatsebene eingehalten werden.

Kosten. SharePoint ist im Office 365 Abo enthalten. Die Monatlichen Kosten liegen zwischen 5 und 12EUR im Monat. Das ist gerade für kleine Unternehmen günstig und leicht überschaubar. Extrakosten fallen keine an, da eventuelle Updates im Preis enthalten sind.

Schlussfolgerung

Vertragsmanagements ist gerade für kleine Unternehmen von hoher Wichtigkeit. Effizientes und optimales Vertragsmanagement hilft, Verpflichtungen und Vorschriften einzuhalten und führt so zur Umsatzsteigerung. Professionelle Vertragsgestaltung hilft auch Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten zu optimieren. Office 365 und SharePoint Vertragsmanagement ist perfekt für kleine Unternehmen und kann bei Wachstum problemlos angepasst werden. Es ist günstig, leicht zu bedienen und gut integrierbar. Es hilft Unternehmen, den Schritt ins digitale Zeitalter zu wagen und papierbasierte Abläufe zu digitalisieren und effizienter und transparenter zu gestalten.

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